Geheimhouding mediation bij overheid en de Wob

Wob: Wat neem je op in het gespreksverslag en dossier bij mediations bij de overheid?

Mayet Mediators bemiddelen regelmatig bij de overheid. Daarmee krijg je met de Wet Openbaarheid en Bestuur, de Wob, te maken. Overheidsmediators moeten we dus extra alert zijn, immers als procesbegeleider wordt van ons verwacht dat we partijen informeren. Bij ieder schriftelijk stuk in de mediation is het verstandig steeds opnieuw hardop de vraag te stellen: hoe erg is het als dit bij derden bekend wordt? Is dat onwenselijk, dan kunnen partijen bijvoorbeeld besluiten om bepaalde gegevens slechts mee te nemen, ter inzage in te brengen en weer mee te nemen na de mediation. Ook kunnen partijen in een overheidsmediation besluiten dat wij als mediator geen verslagen maken, of geen gevoelige informatie in het verslag opneemt. Mayet Mediators vinden dit onze taak, om in overheidsmediations dit tijdens de mediationgesprekken met de betrokken partijen te bespreken. In de praktijk kunnen niet alleen mediationverslagen, maar ook andere documenten, tijdens of na een rnediation met de overheid, soms op straat komen te liggen. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat in de onderhandelingsfase, met instemming van het overheidsorgaan, een offerte van een aannemer of een taxatierapport van een makelaar in de mediation wil bespreken. Mayet Mediators is van mening dat wij in een mediation met de overheid in ieder geval met partijen bespreken in hoeverre de uitwerking van de Wob de geheimhouding van de mediation waarborgt. Wat ga je als mediator of partijen toevoegen aan schriftelijke stukken in het dossier? Wel risico loop je met een eventueel Wob-beroep? Daarom nemen wij in onze mediationovereenkomst een extra artikel op, als volgt: “De vertegenwoordiger van een overheidsorgaan is alleen dan niet aan deze geheimhouding gehouden, indien en voor zover dat in strijd is met het bepaalde in de Wet openbaarheid van bestuur en/of de algemene beginselen van behoorlijk bestuur”. Op deze wijze kan de uitwerking van een Wob-beroep en de vertrouwelijkheid van een mediationproces afgedekt worden.

De achtergrond:

De overheid krijgt regelmatig verzoeken om informatie over bestuurlijke aangelegenheden openbaar te maken. De Wet openbaarheid van bestuur ('Wob') regelt wanneer de overheid daartoe verplicht is. Er is een hoofdregel met uitzonderingsbepalingen.

Hoofdregel Wob:

Degene die het verzoek doet, hoeft geen belanghebbende te zijn. Dus ook journalisten, geïnteresseerde bedrijven, of bij wijze van spreken nieuwsgierige buren kunnen een verzoek doen. Het moet gaan om informatie die is neergelegd in documenten. Dar zijn schriftelijke stukken, of ander materiaal dar gegevens bevat, zoals foto's, tapes, elektronische bestanden, etc. Alles wat alleen mondeling is uitgewisseld , valt dus niet onder de Wob. Het verzoek kan worden gedaan aan een bestuursorgaan van de centrale overheid, aan provincies, gemeenten, waterschappen en publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties, of aan een instelling of dienst die of bedrijf dat onder hun verantwoordelijkheid werkt. En verder moet het een bestuurlijke aangelegenheid betreffen. Dat is een aangelegenheid die betrekking heeft op het beleid van een bestuursorgaan, daaronder begrepen de voorbereiding en uitvoering ervan.

Uitzonderingen Wob:

De gebruikelijke afspraak in een mediationovereenkomst is dat de overheid de documenten uit een mediation geheimhoudt, stelt de Wob niet buiten werking. Hoewel die al vaak bepleit is, kent de wet geen uitzonderingsbepaling speciaal voor mediation. We zijn dus aangewezen op de gewone uitzonderingsgronden. Er zijn absolute en relatieve uitzonderingsgronden. Bij de absolute (veiligheid van de staat, maar ook vertrouwelijk meegedeelde bedrijfs- en fabricagegegevens) wijst de overheid het verzoek zonder meer af. Bij de relatieve uitzonderingsgronden moer de overheid een belangenafweging maken. De overheid mag de gevraagde informatie alleen verstrekken als her belang van openbaarheid zwaarder weegt dan het belang van bijvoorbeeld:

• opsporing en vervolging van strafbare feiten;
• eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
• economische en financiële belangen van de Staat.

Lees hier meer over zakelijke mediation en mediation, ook bij de overheid.